Office Manager (w/m/d)
Deutschland - Karlsruhe

  • Karlsruhe
  • Permanent
  • Full-time, Part-time

Your Tasks

  • Allgemeines Officemanagement mit Empfang und Betreuung von Gästen, Kunden und Bewerbern, Telefonzentrale, Vorbereiten der Meetingräume sowie Catering
  • Ansprechpartner für die Post und Paketannahme, Büromaterial, Ausrüstung, Dienstleister wie Sicherheitsdienst und Inventar
  • Unterstützung bei der Organisation von Firmenevents (Sommerparty, Weihnachtsfeier, etc.)
  • Teamassistenz für Kollegen aus den unterschiedlichen Abteilungen (Human Resources, PM Process + Lab Compliance, Building Services + EIC Utilities Plan Design + HSE)
  • Erstellung und Nachverfolgung von Bestellungen, Rechnungen, Reportings
  • Arbeitssicherheit
  • Koordinierung von Reisen im In- und Ausland, einschließlich Flug-, Hotel- und Mietwagenreservierungen
  • Organisation von Teamveranstaltungen sowie Koordination von Terminen.
  • Kommunikation mit Dienstleistern und Lieferanten inklusive Rechnungsverwaltung für Einkäufe

Your Profile

  • Erste Berufserfahrung in ähnlicher Position; bestenfalls im Ingenieurumfeld
  • Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium
  • Organisationstalent mit großer Eigeninitiative, um Dinge proaktiv voranzutreiben
  • Hohe Eigenmotivation sich weiterzuentwickeln und auch in neue Arbeitsbereiche (wie z.B. Reporting oder Angebotserstellung) einzuarbeiten
  • Praktische Denkweise und ausgeprägte Problemlösungsfähigkeiten
  • Offene und freundliche Art im Umgang mit internen und externen Ansprechpartnern sowie professionelle Kommunikation auf allen Hierarchieebenen
  • Starke Kenntnisse von MS-Office (v.a. Word, Excel, Powerpoint)
  • Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
  • Führerschein der Klasse B von Vorteil

Your future

  • Spannende Herausforderung mit vielfältigen Aufgaben
  • Möglichkeit seinen eigenen Verantwortungsbereich zu gestalten
  • Weiterentwicklung in neue Aufgabenbereiche möglich
  • Pensum in Vollzeit oder Teilzeit (20-25h)

  Company Cell Phone

  Company Laptop

  30 vacation days

  Company pension scheme

  Working from home

  Financial support for Home Office workplace

  Flexible Working Hours

  Flat hierarchies

  Highest safety standard

  Employee referral programm

  Part-time possibility

  Full access to LinkedIn Learning

  Reimbursement of move expenses

  Worldwide travel insurance

  Possibility of unpaid leave

  No compulsory office attendance

  Overtime hours can be fully compensated

  Travel time counts as working time

 

The next steps:

Please click on "Apply" and fill out the application form. This will enable us to process your application as quickly as possible. 

BakerHicks is proud to be an equal opportunity employer committed to providing employment opportunities (EEO) to all employees and applicants for employment regardless of age, gender, race,  religion, sexual orientation , disability or ethnic background.

We are looking forward to your application!

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BakerHicks AG

Christoph Stöger

Badenstrasse 3

CH-4057 Basel