Dokumentenmanager (m/w)
Schweiz - Basel

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Your Tasks

Sie übernehmen die Verantwortung für die Planung und Ausführung aller Aktivitäten mit Bezug auf Kontrolle, Upload und Freigaben von projektbezogenen, technischen Dokumenten.

Sie definieren die Dokumentenkontrollprotokolle und Anforderungen an das Informationshandling für das Projektteam und sind ausserdem verantwortlich für die Systemdefinition und Konfiguration des EDMS (Electronic Document Management System für das Projekt).

Ausserdem sind folgende Aufgaben essentieller Bestandteil Ihres Verantwortungsbereichs:

  • Erstellung von Dokumentenmanagement-Konzepten und Implementierung
  • Erstellung von Schulungsunterlagen, Organisation und Durchführung von dokumentierten Schulungen des Projektteams inkl. Subunternehmer
  • Sie führen regelmäßige formelle Prüfungen der Dokumentation durch, um sicherzustellen, dass sie allen Projektanforderungen entspricht und dass relevante Metadaten vorhanden sind
  • Die Überwachung des Systems, Informationsflusses und die Identifizierung von Engpässen, Verzögerungen und Eskalation dieser zur Lösung zählen ebenfalls zu Ihren Aufgaben
  • Die Überwachung des Dokumentenfortschritts anhand des Projektterminplans und regelmässige Meldung
  • Ihr Kommunikationstalent hilft Ihnen alle kritischen Themen mit dem Projektteam anzuschauen, um sicherzustellen, dass Risiken angemessen behandelt werden
  • Die Analyse der Daten und die klare Kommunikation der Ergebnisse an die zuständigen Mitglieder des Projektteams
  • In Zusammenarbeit mit dem Projektteam zur Planung des Informationslieferplans, definieren Sie Stichtage und überwachen die Systeme, um sicherzustellen, dass diese eingehalten werden
  • Die Einholung von Unterlagen und Informationen vom Projektteam und den Subunternehmern
  • Die Verfolgung einer noch offenen Dokumentation und Dokumentationsfragen
  • Die Planung des Übergabebedarfs und die Einbindung dieser in allen Projektphasen

Your Profile

Sie sind eine leistungsstarke, ausdauernde und teamfähige Persönlichkeit. Sie besetzen Erfahrungen im Hinblick auf die Anforderungen für die Implementierung und Verwaltung der Projektdokumentenkontrolle. Darüber hinaus erfüllen Sie folgende Kriterien:

  • >3 Jahre Erfahrung in der Dokumentation von technischen Projekten
  • Erfahrung im Qualitätsmanagement, bevorzugt im GMP-Bereich
  • Einschlägiges Wissen der Good Documentation Practice (GDP)
  • Erfahrung im Aufsetzen und Implementieren von elektronischen Dokumentenmanagementsystemen / -konzepten inkl. aller notwendiger Abläufe (Workflows)
  • Gute IT-Kenntnisse (MS-Office) und idealerweise Kenntnisse vom Dokumentenmanagement (z.B. COMOS / 4Projects / Viewpoint / AWARO / DocuTools o.ä,)
  • Starke Qualitätsorientierung
  • Hohe Kommunikationsfähigkeit
  • Gute Deutsch- und Englischkenntnisse, Französisch von Vorteil
  • Reisebereitschaft je nach Projektbedarf

Your future

  • spannende und herausfordernde Projekte für namhafte Kunden
  • vielfältige weitere Möglichkeiten der fachlichen, persönlichen und beruflichen Weiterentwicklung
  • zeitgemässe, mitarbeiterorientierte Anstellungsbedingungen
  • ein mitreissendes, modernes und unbürokratisches Arbeitsumfeld

  Company Laptop

  Company Cell Phone

  Financial support for Home Office workplace

  Working from home

  Free cold and hot drinks

  Free fruit

  Modern office with height-adjustable tables

  Nearby dining facilities at the Stücki Food Court

  Full access to LinkedIn Learning

  Worldwide travel insurance

  Possibility of unpaid leave

  Allowance for cycling commuters

  U-Abo for commuters

  Part-time possibility

  Full payment in case of sick leave until the 30th day

  Complimentary accident insurance

  Employee referral programm

  High awareness for corporate culture

  Highest safety standard

  Flexible Working Hours

  Flat hierarchies

  2 Options for pension fund contracts

 

The next steps:

Please click on "Apply" and fill out the application form. This will enable us to process your application as quickly as possible. 

BakerHicks is proud to be an equal opportunity employer committed to providing employment opportunities (EEO) to all employees and applicants for employment regardless of age, gender, race,  religion, sexual orientation , disability or ethnic background.

We are looking forward to your application!

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BakerHicks AG

Christoph Stöger

Badenstrasse 3

CH-4057 Basel